Anfrage & Angebot 

Nach eurer Anfrage berät euch unser Gruppenverkauf zu Reiseziel und Unterkunft. Anschließend erhaltet ihr ein individuell erstelltes Angebot. 
Mit dem ausgefüllten Buchungsformular bestätigt ihr dieses Angebot. 

Buchungsbestätigung & Kundenservice 

Sobald eure Buchung bestätigt ist, gilt sie als verbindlich. 
Ab diesem Zeitpunkt übernimmt unser Kundenservice die weitere Betreuung. 

In Stoßzeiten während des Winters kann es bis zur ersten Rückmeldung bis März/April dauern. Dann meldet sich unser Team bei euch und begleitet euch bei den nächsten Schritten der Planung. 

Reisevorbereitung 

Zu Beginn klärt eure Ansprechperson offene Punkte und sendet euch einen kurzen Fragebogen zur Reisevorbereitung, z. B. zu Buchungslink, Buchungsportal oder organisatorischen Details. 

Rechnung & Buchung 

Je nach Buchungsart erhaltet ihr entweder 
– eine Rechnung mit Zugangsdaten zum Buchungsportal oder 
– einen persönlichen Buchungslink zur Weiterleitung an eure Teilnehmer:innen. 

In der Regel erfolgt der Versand der Rechnung bzw. des Buchungslinks spätestens innerhalb von 14 Tagen. 

Detailplanung (ca. 6–8 Wochen vor Reisebeginn) 

Etwa 6–8 Wochen vor Reisebeginn stellen wir euch die für die Detailplanung erforderlichen Unterlagen zur Verfügung. Abhängig von Buchungsart und Reiseumfang können dies insbesondere sein: 

• Teilnehmerlisten 
• Reisebetreuerverträge 
• Ggf. Skipasslisten, Zimmerlisten 
• weitere reisebezogene Informationen oder Abfragen 

Die Unterlagen sind vollständig, fristgerecht und gemäß den vorgegebenen Formaten einzureichen. Die fristgerechte Übermittlung ist Voraussetzung für die ordnungsgemäße Organisation der Reise. Bei verspäteter oder unvollständiger Rückmeldung können Leistungen unter Umständen nicht mehr wie geplant erbracht werden oder es können zusätzliche Kosten entstehen. 

Finalisierung (bis ca. 4 Wochen vor Reisebeginn) 

In dieser Phase werden u. a.: 

• die finale Teilnehmerzahl festgelegt. 
• Zimmer- und Verleihdetails abgestimmt. 
• fehlende Unterlagen ergänzt.

Reiseinfos (ca. 1 Woche vor Abreise) 

Etwa eine Woche vor Abreise erhaltet ihr von uns die finalen Reiseinformationen. Diese enthalten u. a.: 

• detaillierte Infos zur An- und Abreise (Abfahrtszeiten, Zustiege, Rückfahrt) 
• die Kontaktdaten der Ansprechpartner:innen vor Ort sowie Notfallnummern 
• Informationen zum Ablauf im Haus und zur Ankunft 
• Hinweise zu Skipässen, Verleih, Verpflegung und weiteren gebuchten Leistungen 
• wichtige organisatorische Hinweise für eure Gruppe 

So seid ihr und eure Teilnehmer:innen optimal vorbereitet und wisst genau, was euch vor Ort erwartet. 

Nach der Reise 

Nach eurer Rückkehr kümmern wir uns um: 

• Feedback
• mögliche Rückfragen 
• den Abschluss der Abrechnung 
• ein Angebot für einen ähnlichen Zeitraum in der folgenden Saison

Fragen? 

Unser Kundenservice unterstützt euch jederzeit gerne: 

telefonisch: +49 221 272 276 0

per E-Mail: kundenservice@ep-reisen.de