Buchungsabwicklung Möglichkeiten der Buchungsabwicklung
Für Wintergruppen und Sommergruppen mit Programm
Um Orga-Stress vor eurem Gruppenurlaub zu vermeiden, bieten wir euch folgende Möglichkeiten eure Teilnehmer:innen einzubuchen bzw. die Daten an uns zu übermitteln.
Buchungslink
Wir erstellen für eure Gruppe eine eigene Seite auf unserer Homepage. Den Link zu dieser Seite schicken wir der/dem Gruppenverantwortlichen, die/der ihn dann an alle Teilnehmer:innen weiterleiten. So haben nur Teilnehmer:innen eurer Gruppe Zugang zu der Ausschreibung.
Jede:r Teilnehmer:in bucht sich dann eigenständig über unsere E&P-Website ein und schließt einen eigenen Vertrag mit uns. Die Inhalte der Seite (Ausschreibung/Bilder) könnt ihr selbstverständlich mitbestimmen.
Vorteile eines Buchungslinks
- Jede:r Teilnehmer:in schließt ihren/seinen Vertrag direkt mit E&P Reisen zu unseren AGB ab und bekommt seine eigene Rechnung, daher entstehen keine Unklarheiten
- Kein Geldeinsammeln, Listen führen und keine Überweisungen für die Organisatoren
- Zusatzleistungen wie Versicherungen, Leihmaterial, Bettwäsche usw. werden direkt über die Einzelbuchungen geklärt (kein lästiges Sammeln von Informationen für den Anmelder)
- Der Anmelder "haftet" nach Buchung der Teilnehmer nicht mehr für deren Zahlung
- Eigene Bilder und eigene Texte für euren Gruppenurlaub können in professioneller Form veröffentlicht werden (ohne weitere Kosten)
- Stornofälle werden direkt mit dem betroffenen Bucher geklärt
- Zusätzliche Reiseinfos können auf Wunsch direkt über E&P Reisen verschickt werden
Buchungs-Portal
Nach Eingang der Buchung erstellen wir euch ein Buchungsportal mit allen Leistungen und Optionen zur Auswahl. Den Zugang / Log-In zu diesem Portal schicken wir der/dem Gruppenbucher:in, die/der ihn dann auf Wunsch an alle Teilnehmer:innen weiterleiten können.
So können die Verantwortlichen entscheiden, ob die Teilnehmer:innen–Daten (Name, Geb-Datum, E-Mail) und gewünschten Zusatzleistungen selbst in unser Portal eingeben oder dies den Verantwortlichen überlassen.
Die Zusatzleistungen der einzelnen Teilnehmer:innen können innerhalb des gebuchten Rahmens bis zu einer vereinbarten Deadline beliebig oft geändert werden (bspw. Skipassart, Verpflegungsoptionen, Leihmaterial mit Körper- und Schuhgröße + Gewicht, etc.) Für jede:n Teilnehmer:in wird der anteilige Reisepreis direkt angezeigt.
Es gibt eine Rechnung für die gesamte Gruppe, diese wird an den Gruppenbucher gesendet und mit ihm die Zahlung abgewickelt.
Vorteile des Portals
- Übersichtliche Verwaltung der Teilnehmer:innen für den Verantwortlichen innerhalb der besprochenen Leistungen
- Kein zusätzliches Führen von Listen notwendig
- Zeitersparnis: Jede:r Teilnehmer:in kann direkt seine/ihre Daten und Wünsche eingeben, daher entstehen keine Unklarheiten
- Kostenfreie Änderung von Einzelleistungen sind bis kurz vor Reisebeginn selbstständig möglich
- Zusätzliche Reiseinfos können auf Wunsch direkt über E&P Reisen verschickt werden
- Eine Zimmerzuteilung kann im Portal stattfinden, muss aber nicht
- Teilnehmer:innen können problemlos bis kurz vor Reisebeginn getauscht werden
- Der Gruppenbucher kann sich eigenständig jederzeit eine aktualisierte Rechnung über das Portal ziehen
Für Selbstversorger-Gruppen (nur im Sommer möglich)
Für Gruppen, die nur ein Haus und keine weiteren Leistungen buchen möchten, gilt folgendes:
Eine direkte Anmeldung der einzelnen Teilnehmenden bei E&P ist in diesem Fall nicht erforderlich. Nach Eingang eurer Buchung erhaltet ihr zunächst eine vorläufige Rechnung mit der von euch gemeldeten Personenanzahl. Später erhaltet ihr eine vorgefertigte Excel-Teilnehmendenliste, die wir bis spätestens zwei Wochen vor Reisebeginn ausgefüllt zurück benötigen, um die Kurtaxe in den Destinationen anmelden zu können. Basierend auf dieser wird die Rechnung erneut angepasst.